Организация онлайн слушаний

Ограничения на международные транспортные сообщения и собрания числом более десяти участников, введенные во многих странах в связи с распространением коронавируса, поставили под угрозу проведение запланированных на весну-лето 2020 года арбитражных слушаний. Данные обстоятельства стали катализатором повсеместного перехода к проведению слушаний по видеоконференцсвязи, без необходимости физического присутствия всех участников в одном помещении. Между тем, новый виртуальный формат проведения слушаний создал необходимость переосмысления устоявшихся правил проведения и участия в слушаниях.

Юристам Мансорс довелось принять участие в видеослушаниях в качестве арбитра, представителя стороны и эксперта в нескольких делах по регламентам Международной торговой палаты (ICC), Лондонского международного арбитражного суда (LCIA) и Арбитражного института Торговой палаты Стокгольма (SCC). Результатом проведенных видеослушаний стали настоящие заметки, которые не претендуют на полноту и новизну. Несмотря на их простоту и очевидность, возможно, что данные наблюдения окажутся кому-то полезными. Мы разбили наши наблюдения на четыре части «Техническая часть», «Организация индивидуального пространства для слушаний», «Невербальная семиотика» и «Презентация материала».

Техническая часть

  1. При организации видеоканала для онлайн слушаний необходимо убедиться, что у членов команды, свидетелей и экспертов с вашей стороны имеется высокоскоростное интернет-соединение. По возможности рекомендуется иметь запасной интернет-канал.
  2. Рекомендуется обеспечить запасной канал связи по телефону. В случае потери или ухудшения интернет-соединения у участника, он сможет подключиться по телефону. Как правило, такие видеосервисы типа zoom, vidyo и другие помимо видеолинка предоставляют и локальные номера телефонов для подсоединения к видеоконференции.
  3. Рекомендуется предварительно протестировать возможности видео системы, чтобы понимать ее функционал. Например, как подключить звук и видео, настроить камеру, выводить документы на общий экран. До проведения видео слушаний необходимо ознакомить свидетелей и экспертов с системой.
  4. Если в деле участвуют переводчики следует провести тестовый звонок с участием переводчиков, свидетелей и экспертов, чьи показания будут переводиться, чтобы наладить взаимодействие между ними.
  5. Если в деле участвуют стенографисты, то также необходимо организовать тестовый звонок, в том числе текст системы стенограммы в реальном времени (livenote, realtime, etc).
  6. В день слушаний необходимо заранее подключиться, чтобы до звонка снять все проблемы со звуком, изображением и интернет-соединением.
  7. Не стесняться сказать арбитрам про проблемы с видео/аудио.
  8. Не стесняться сказать, чтобы спикер убрал шерскрин после того, как он перестал работать с документом. Тогда на экран вернутся картинки участников.
  9. Не забывать включать мьют, когда не говорите.
  10. Выключить динамики, чтобы не было эха.
  11. Если вы ведете видеозапись, убедитесь, что на компьютере или внешнем диске достаточно места для сохранения видеофайла. По этой же причине, лучше делать отдельные файлы для каждой сессии – они весят меньше и меньше риск утраты всего дня слушаний в случае сбоя.
  12. Рекомендуется сделать отдельный канал для связи с партнерами по команде, например, отдельный видео канал.

Организация индивидуального пространства для слушаний

  1. Помещение должно быть хорошо освещено. Холодный белый свет дает более предпочтительное изображение, чем теплый желтый свет от ламп накаливания.
  2. Предпочтительно, чтобы свет падал фронтально на участника. Если в помещении имеется сильный боковой источник света, то необходимо установить контросвещение с другой стороны, чтобы на лице не было тени.
  3. В случае, если в помещении имеется естественное освещение, например, окно, то рекомендуется не сидеть спиной к окну, иначе будет виден лишь темный силуэт. По той же причине рекомендуется избегать искусственного источника свет за спиной, например лампы на потолке. Если окно сбоку, то рекомендуется установить источник искусственного света с другой стороны, для равномерного освещения участника.
  4. Фон желательно установить однотонный. Картина, книжные полки, стеллажи с папками также могут быть использованы в качестве фона. Рекомендуется избегать фона с насыщенным рисунком или мелким узором (обои и тд). Использование онлайн фона уменьшает эффект присутствия.
  5. Камера должна быть чуть выше спикера, или как минимум на уровне его глаз. Если камера расположена ниже уровня плеч, то у других участников создается ощущение, что они сидят в колодце, а вы в него заглядываете сверху.
  6. Желательно чтобы в кадр попадала картинка от головы до поверхности стола. Такая картинка выглядит лучше, чем просто голова. В тоже время не рекомендуется устанавливать камеру на расстояние дальше одного метра. В таком случае будет плохо видно лицо спикера, что как снижает эффект присутствия, так и затрудняет работу переводчиков и стенографистов, которые воспринимают информацию не только на слух, но и визуально, читая по губам. Помимо этого, расположение камеры чуть выше и на удалении, позволит участникам дать обзорную картинку вашего стола, что также добавит живости картинке.
  7. Удобно иметь два монитора – один для отображения видео и слайдов, второй как рабочая зона для документов и стенограммы.
  8. Поскольку вероятно придется «делиться» экраном с другими участниками для демонстрации документов, нужно закрыть все лишние окна.  
  9. Для допроса свидетелей и экспертов рекомендуется заранее подготовить электронные документы, которые вы планируете представить на обозрение через свой экран. Желательно документы увеличить, чтобы они были читаемы и/или увеличить нужные части документа.

Невербальная семиотика

  1. Не рекомендуется трогать лицо, подпирать или обхватывать голову руками, скрещивать руки на груди.
  2. Не рекомендуется отвлекаться на чаты и мессенжеры и имейлы, а тем более улыбаться очередной полученной гифке. Может получиться так, что арбитры сочтут, что участник нашел их поведение смешным, хотя на самом деле вы улыбаетесь смешной картинке, полученной от друга.
  3. Не одевать рубашку/блузку/пиджак/галстук в мелкую в полоску, клетку или горошек, иначе будет рябить на экране. Желательно одеваться в однотонную одежду. Стиль одежды под столом – на ваше усмотрение.
  4. Смотрите в камеру и улыбайтесь.

Презентация материала

  1. Рекомендуется использовать больше картинок и схем на презентации и меньше текста.
  2. Для презентации длиннее часа лучше использовать двух докладчиков, потому что один быстро надоедает.
  3. Говорить короткими фразами, с короткими паузами между ними. Это поможет избежать наложения при плохой связи и фиксацию вашей реплики в протоколе.
  4. Умеренная жестикуляция помогает разбавить картинку, и помогает создать эффект присутствия.
  5. Стенограмма в реальном времени упрощает обработку входящей информации.
  6. Видео связь позволяет отслеживать реакцию арбитров, поскольку на видео их хорошо видно и можно увеличить картинку. Записав на видео слушания можно сделать «замеры реакции» арбитров по определенным аргументам. Данная информация будет полезна на этапе подготовки post hearing briefs.



Follow us   ТГ.png  vk.png